Reporting financier
Comprendre le module en 2 minutes+
Le module produit des états financiers — bilan et compte de résultat — à la période de votre choix, avec jusqu'à deux colonnes de comparaison. Il repose sur trois notions :
| Notion | Ce que c'est | Où ça se passe |
|---|---|---|
| La structure de comptes | Le plan du rapport : quels titres, quels regroupements, quels comptes, quelles formules, dans quel ordre | Finance → Structure compte |
| Le rapport | Le résultat calculé pour un exercice, une période et une structure donnés | Finance → Reporting financier |
| La colonne | Une valeur par ligne : réalisé, budget, ou différence entre deux colonnes | Dans le rapport |
Le module ne stocke aucun chiffre : tout est recalculé à chaque affichage, à partir des écritures et des budgets. Corriger une écriture change le rapport, sans rien à régénérer.
La structure est le vrai travail. Une fois qu'elle existe, sortir un rapport prend trois clics.
Trois principes utiles
-
Une structure contient deux arborescences distinctes : le Bilan et le Compte de résultat. Un compte appartient à l'une ou à l'autre, jamais aux deux.
-
Les montants sont cumulés depuis le début de l'exercice jusqu'à la période choisie. Il n'y a pas d'affichage « mois seul ».
-
Les montants sont pris hors TVA.
Le signe des montants
C'est le point qui surprend le plus, et il vaut la peine de le poser tout de suite :
| Genre du compte | Ce qui est affiché |
|---|---|
| Actif | Débit − Crédit : un actif ressort positif |
| Passif | Débit − Crédit : un passif ressort négatif |
| Charge | Crédit − Débit : une charge ressort négative |
| Produit | Crédit − Débit : un produit ressort positif |
C'est une convention économique : ce qui enrichit l'entreprise est positif. Un bilan complet totalise donc zéro, et le compte de résultat donne directement le bénéfice (positif) ou la perte (négative), sans inversion de signe à faire dans les formules.
Construire une structure+
L'écran est en deux parties : à gauche les Comptes à attribuer, à droite la Structure.
Attribuer les comptes
Glissez-déposez un ou plusieurs comptes de la liste de gauche sur un titre de l'arbre. Le compte quitte alors la liste de gauche. La case Afficher seulement les comptes actifs limite la liste aux comptes actifs — pensez à la décocher pour voir ce qu'il reste réellement.
Le glisser-déposer est refusé dans trois cas :
-
un compte déposé au premier niveau, directement sur Bilan ou Compte de résultat ;
-
un compte déposé sur une formule ou sur une séparation ;
-
un déplacement d'une branche vers l'autre : un compte du Bilan ne peut pas passer dans le Compte de résultat, et inversement.
Ajouter et organiser les lignes
Les boutons Ajout (titre), Ajout formule et Ajout d'une séparation créent la nouvelle ligne dans la branche de la ligne sélectionnée : sélectionnez d'abord l'endroit, sinon la ligne part dans la mauvaise arborescence.
Déplacer vers le haut et Déplacer vers le bas réordonnent les titres, formules et séparations. Les comptes, eux, ne se déplacent pas : ils sont triés par numéro à l'intérieur de leur titre. Pour changer la place d'un compte, glissez-le sur un autre titre.
Tout étendre et Tout réduire facilitent la navigation ; Exporter produit la structure à plat dans Excel, ce qui est commode pour la relire ou la faire valider.
Mettre en forme
Un titre porte plusieurs réglages de présentation : couleur de fond du titre, couleur de fond du total, trait au-dessus du total, et saut de page à l'impression. Une séparation porte une couleur de fond et un trait. Ces réglages n'ont aucun effet sur les calculs.
Ce qui est contrôlé à l'enregistrement
| Contrôle | Message si le contrôle échoue |
|---|---|
| Désignation renseignée | Désignation obligatoire |
| Aucun compte au premier niveau | Les comptes ne peuvent pas se trouver au premier niveau |
| Le parent d'un compte est un titre | Seuls les titres peuvent avoir des comptes |
| Le parent d'une ligne est un titre | Seuls les titres peuvent avoir des nœuds enfants |
| Aucun compte en double | Une compte est utilisée à plusieurs endroits |
| Aucune formule vide | La formule ne doit pas être vide |
| Aucun cycle entre formules | Un cycle entre les formules a été détecté |
| Tous les comptes actifs attribués (état Actif) | Tous les comptes actifs doivent être attribués à l'arborescence |
Supprimer
Supprimer une ligne demande confirmation et emporte tous ses enfants. La suppression est refusée si le titre ou la formule est référencé par une formule : corrigez la formule d'abord.
Supprimer une structure entière la détruit avec tout son contenu — arborescence, comptes rattachés, formules — sans contrôle préalable et sans possibilité de retour. Exportez-la avant (§9) si vous avez le moindre doute.
Consulter un rapport+
Les paramètres
Le bloc Paramètres d'affichage et d'impression réunit ce qui définit le rapport :
| Champ | Détail |
|---|---|
| Exercice | Obligatoire. L'exercice par défaut de la société est proposé |
| Période | Obligatoire. Une période par mois de l'exercice, plus une période supplémentaire si l'exercice est statutaire. La dernière période est proposée |
| Structure Compte | Obligatoire. Seules les structures à l'état Actif sont proposées (§7) |
| Bilan / Compte de résultat | Deux cases indépendantes : afficher l'un, l'autre, ou les deux à la suite |
| Montrer le détail par Compte | Ajoute une ligne par compte sous chaque regroupement |
| Cacher les Comptes à 0 | Masque les comptes sans montant. N'a d'effet que si le détail par compte est affiché |
Modifier un paramètre vide la grille : c'est voulu, les chiffres affichés ne peuvent jamais être en désaccord avec les paramètres visibles. Relancez le chargement pour recalculer.
Ce qui est refusé
| Situation | Message |
|---|---|
| Aucune structure choisie | Veuillez sélectionner une structure compte |
| Aucun exercice choisi | Veuillez sélectionner un exercice |
| Aucune période choisie | Veuillez sélectionner une période |
Lire le rapport
Tout ce que vous voyez — titres, regroupements, totaux, lignes de formule, séparations, couleurs de fond, traits — vient de la structure. Les montants négatifs sont affichés dans un style distinct, et les lignes de formule dans un style qui leur est propre.
La structure sélectionnée est mémorisée par société : si vous travaillez sur plusieurs sociétés, chacune retrouve la sienne au changement.
Imprimer
L'impression reprend la mise en forme de la structure : les sauts de page définis sur les titres sont respectés, et le détail par compte est repris ou non selon la case cochée à l'écran. Les deux parties sont titrées Bilan et Compte de résultat.
Droits d'accès+
Le module se découpe en deux accès distincts, dans la section Finance du profil d'accès. Une personne peut très bien consulter les états sans pouvoir toucher aux structures — c'est le réglage habituel.
| Droit | Ce qu'il ouvre |
|---|---|
| Reporting financier | L'écran de consultation, l'affichage du détail et l'impression |
| Structure compte | L'écran des structures. En lecture, l'arborescence est consultable mais tous les boutons d'édition sont inactifs |
| Écritures | La fenêtre Détail des écritures ouverte au double-clic, et le bouton Voir l'écriture |
| Budget financier | Alimente les colonnes Budget. Sans budget saisi, ces colonnes restent à zéro |
Les comptes affichés dépendent en outre du niveau d'accès aux comptes propre à chaque utilisateur et, le cas échéant, des centres de droit : deux personnes ouvrant la même structure ne voient pas nécessairement le même détail.
Import et export d'une structure+
Depuis l'écran Structure compte, deux boutons permettent de sortir une structure et d'en reprendre une. Le fichier porte l'extension .sco.
L'import ne remplace jamais une structure existante : il ouvre la fenêtre de création, pré-remplie avec ce qui a pu être repris. Vous devez la nommer et l'enregistrer vous-même — avec, à ce moment-là, tous les contrôles habituels (§7).
C'est le bon outil pour transporter une structure d'une société à une autre, ou d'un environnement de test vers la production, à condition que les plans comptables se ressemblent. Ce n'est pas un moyen de sauvegarde fidèle.
Pour dupliquer une structure à l'intérieur de la même société, l'export suivi d'un import fonctionne bien : les numéros de compte y sont tous connus, la reprise est alors complète.
La structure de comptes : principes+
Une structure est un arbre à deux racines fixes : Bilan et Compte de résultat. On ne les crée pas, on ne les supprime pas ; on remplit l'une et l'autre.
Les quatre types de ligne
| Type | Rôle |
|---|---|
| Titre | Un regroupement. Seuls les titres peuvent contenir des comptes ou d'autres lignes, et seuls eux portent un total |
| Compte | Un compte du plan comptable, rattaché à un titre |
| Formule | Une ligne calculée (§8) |
| Séparation | Une ligne vide, avec éventuellement une couleur de fond et un trait. Purement visuelle |
L'état de la structure
| État | Effet |
|---|---|
| En construction | Travail en cours. La structure n'apparaît pas dans le Reporting financier |
| Actif | La structure est utilisable. Elle ne peut passer à cet état que si tous les comptes actifs de la société ont été attribués dans l'arborescence |
Cette contrainte est exigeante mais utile : elle garantit qu'aucun compte actif n'est oublié dans les états. Un compte laissé de côté ne produirait aucune erreur visible — simplement un bilan qui ne totalise pas zéro, ce que personne ne remarque tout de suite.
Le détail et le zoom sur les écritures+
La case Montrer le détail par Compte insère, sous chaque regroupement, une ligne par compte qui le compose. C'est l'outil de contrôle du module : si un total surprend, le détail montre immédiatement quel compte est en cause, ou quel compte manque.
La case Cacher les Comptes à 0 allège cet affichage en retirant les comptes sans montant. Un compte est conservé dès qu'il a un montant dans l'une des colonnes de valeur.
Le zoom sur les écritures
Un double-clic sur un montant ouvre la fenêtre Détail des écritures. Ce que vous obtenez dépend de la ligne et de la colonne :
| Vous double-cliquez sur | Ce que vous obtenez |
|---|---|
| Le montant d'une ligne de compte | Les écritures de ce compte, pour l'exercice et la période de la colonne |
| Le montant d'une ligne de regroupement | Les écritures de tous les comptes du regroupement |
| Le montant d'une ligne de formule | Rien : une formule n'a pas d'écritures |
| Une colonne de différence ou de budget | Rien : ces colonnes ne correspondent à aucune écriture |
La fenêtre liste les écritures avec leur date, période, libellé, numéro, montant, genre et catégorie, ainsi que la pièce, l'affaire, le centre, la nature, la TVA et l'adresse. Deux boutons : Voir l'écriture, qui ouvre la pièce comptable, et Exporter, vers Excel.
La colonne Catégorie indique l'origine de l'écriture — soldes à nouveau, écritures manuelles, créanciers, débiteurs, bouclement TVA, amortissements, consolidations, INTERCO, salaires, répartition analytique, différences de change, mouvements de stock. C'est souvent la réponse la plus rapide à « d'où sort ce montant ? ».
Les comparaisons+
Deux blocs, Comparaison 1 et Comparaison 2, chacun activé par la case de son titre. Chacun ajoute jusqu'à trois colonnes au rapport.
| Réglage | Détail |
|---|---|
| Exercice / Période | Ce que vous comparez. Indépendants du bloc principal : on peut donc comparer deux périodes du même exercice |
| Budget / Réalisé | La source de la colonne |
| Différence en .- | Ajoute une colonne : colonne principale − colonne de comparaison |
| Différence en % | Ajoute une colonne : (principale ÷ comparaison − 1) × 100 |
La différence est toujours calculée par rapport à la colonne principale, celle du bloc du haut. Il n'y a pas de différence entre la comparaison 1 et la comparaison 2.
Si la valeur de comparaison est nulle, la différence en % affiche 0 : pas d'infini, pas de message d'erreur.
Le budget
La colonne Budget reprend le budget financier de l'exercice, cumulé de la première période jusqu'à la période demandée.
Les lignes de formule dans les colonnes de différence
Le traitement n'est pas le même selon la colonne :
| Colonne | Comment la formule est traitée |
|---|---|
| Différence en .- | La formule est recalculée en utilisant les valeurs de la colonne de différence |
| Différence en % | La formule n'est pas recalculée : le pourcentage est établi entre les deux valeurs de la formule elle-même |
Les contraintes à connaître+
Récapitulatif des mécanismes qui empêchent ou modifient un comportement. C'est la liste à parcourir en cas de doute : la plupart des questions d'utilisateurs s'y trouvent.
Sur la consultation
| Contrainte | Détail |
|---|---|
| Exercice, période et structure obligatoires | Rien ne se calcule sans les trois |
| Structures Actives seulement | Une structure En construction n'est jamais proposée |
| Cumul depuis le début de l'exercice | Pas d'affichage période par période |
| Montants hors TVA | Le réalisé est calculé sur les montants hors taxe |
| Cacher les Comptes à 0 | Sans effet si le détail par compte n'est pas affiché |
Sur les comparaisons
| Contrainte | Détail |
|---|---|
| Différence par rapport à la colonne principale | Jamais entre les deux comparaisons |
| Budget limité aux charges et produits | Aucune valeur budgétaire au bilan |
| Différence en % à 0 | Quand la valeur de comparaison est nulle |
| Formules et colonnes de différence | Recalculées en francs, non recalculées en pourcent |
Sur la structure
| Contrainte | Détail |
|---|---|
| Deux arborescences séparées | Bilan et Compte de résultat, sans passage de l'une à l'autre |
| Comptes sous un titre uniquement | Jamais au premier niveau, jamais sous une formule ou une séparation |
| Un compte une seule fois | Pas de doublon à l'intérieur d'une structure |
| Comptes triés par numéro | Leur ordre à l'intérieur d'un titre ne se change pas |
| Formule non vide | Une formule sans ligne bloque l'enregistrement |
| Pas de cycle entre formules | Détecté et refusé à l'enregistrement |
| Élément référencé non supprimable | Un titre ou une formule utilisé par une formule est protégé |
| Tous les comptes actifs attribués | Condition pour passer à l'état Actif |
| Suppression en cascade | Supprimer une ligne supprime ses enfants ; supprimer une structure supprime tout |
Sur l'import
| Contrainte | Détail |
|---|---|
| Import « au mieux » | Les comptes inconnus de la société sont ignorés, ainsi que les lignes de formule qui les utilisent |
| Toujours une nouvelle structure | L'import ne met jamais à jour une structure existante |
| Correspondance par numéro de compte | Ce sont les numéros, et non les identifiants, qui font le lien |
Les deux écrans+
Ruban Finance → bouton Reporting financier. Le bouton porte une flèche : elle ouvre un menu donnant accès aux deux écrans du module.
| Écran | À quoi il sert |
|---|---|
| Reporting financier | Consulter et imprimer les états. C'est l'écran quotidien |
| Structure compte | Construire et maintenir les structures. C'est l'écran de mise en place |
Les deux écrans sont indépendants : on peut donner l'accès au premier sans donner l'accès au second, ce qui est le réglage habituel — la consultation pour tout le monde, la structure pour le responsable comptable.
Les formules+
Une formule est une suite d'opérations exécutées de haut en bas, comme sur une bande de calculatrice. Il n'y a ni priorité des opérateurs, ni parenthèses : l'ordre des lignes est l'ordre du calcul, et le résultat part de zéro.
Chaque ligne combine un type de valeur et une opération.
Les types de valeur
| Type | Ce qu'il reprend |
|---|---|
| Total Compte | Le total d'un compte de la structure |
| Total groupe de Compte | Le total d'un titre, c'est-à-dire d'un regroupement |
| Total autre formule | Le résultat d'une autre formule de la même structure |
| Constante | Une valeur fixe que vous saisissez |
| Valeur mise à zéro si négative | Ne reprend aucune valeur : ramène le résultat courant à 0 s'il est négatif |
Les opérations
| Opération | Effet sur le résultat courant |
|---|---|
| Aucune | Rien |
| Addition | Résultat + valeur |
| Soustraction | Résultat − valeur |
| Multiplication | Résultat × valeur |
| Division | Résultat ÷ valeur. Si la valeur est nulle, le résultat passe à 0 |
| Pourcentage de la valeur | Résultat × 100 ÷ valeur. Si la valeur est nulle, le résultat passe à 0 |
Un exemple : la marge en pourcentage du chiffre d'affaires
| Ligne | Type de valeur | Opération |
|---|---|---|
| 1 | Total groupe de Compte → Produits | Addition |
| 2 | Total groupe de Compte → Charges | Addition |
| 3 | Total groupe de Compte → Produits | Pourcentage de la valeur |
Les deux premières lignes s'additionnent parce que les charges sont déjà négatives (§1) : leur somme est la marge. La troisième la rapporte au chiffre d'affaires. C'est l'illustration la plus parlante de l'intérêt de la convention de signe adoptée par le module — aucune soustraction à écrire.
Formules imbriquées
Une formule peut reprendre le résultat d'une autre. L'ordre de calcul est déterminé automatiquement : une formule référencée est calculée avant celle qui l'utilise, quelle que soit leur position dans l'arbre.
Les cycles — A utilise B qui utilise A — sont détectés à l'enregistrement et refusés, en indiquant la formule en cause. Une formule référencée par une autre ne peut pas être supprimée tant que la référence existe.
Questions fréquentes+
Ma structure n'apparaît pas dans la liste du Reporting financier.
Elle est à l'état En construction. Passez-la à Actif — ce qui suppose que tous les comptes actifs aient été attribués.
Je n'arrive pas à passer ma structure à l'état Actif.
Il reste des comptes actifs dans la liste Comptes à attribuer. Décochez Afficher seulement les comptes actifs pour voir l'ensemble de ce qui reste : les comptes inactifs, eux, ne bloquent pas l'enregistrement.
Le passif s'affiche en négatif, est-ce normal ?
Oui. Le module présente les montants en convention économique : actifs et produits positifs, passifs et charges négatifs (§1). Le bilan totalise donc zéro et le compte de résultat donne directement le bénéfice.
Mes colonnes Budget sont vides.
Le budget n'existe que pour les comptes de charge et de produit : sur un bilan, c'est attendu. Sur un compte de résultat, vérifiez qu'un budget a bien été saisi pour cet exercice et que les périodes demandées sont couvertes.
La différence en % affiche 0.
La valeur de comparaison est nulle. Le module renvoie 0 plutôt qu'une division par zéro.
Le double-clic n'ouvre rien.
Vous êtes sur une ligne de formule, ou sur une colonne de différence ou de budget. Le zoom n'existe que sur les colonnes de réalisé, et pour les lignes de compte ou de regroupement.
Un total ne correspond pas à ce que j'attends.
Affichez le détail par compte : le contrôle est alors immédiat. Les deux causes habituelles sont un compte placé dans le mauvais regroupement, et un compte placé dans la mauvaise arborescence (Bilan au lieu de Compte de résultat).
Mon bilan ne totalise pas zéro.
Un compte manque ou est placé dans le compte de résultat. Si la structure est à l'état Actif, aucun compte actif ne peut manquer — cherchez donc du côté de l'arborescence de rattachement, ou d'un compte inactif qui porte encore un solde.
Je ne peux pas déplacer un compte dans l'arbre.
C'est normal : les comptes sont triés par numéro à l'intérieur de leur titre, et leur ordre n'est pas modifiable. Pour changer leur place, glissez-les sur un autre titre.
Je ne peux pas supprimer un titre.
Il est référencé par une formule. Modifiez ou supprimez la formule d'abord ; le message indique la ligne concernée.
Ma formule donne 0.
Trois causes classiques : la première ligne utilise Multiplication ou Division alors que le résultat part de zéro ; une division par une valeur nulle ; ou une ligne dont l'opération est restée à Aucune.
Ma structure importée est incomplète.
C'est le comportement prévu : les comptes absents de la société de destination ne sont pas repris, ni les lignes de formule qui s'appuient sur eux. Le rapport d'erreurs affiché à l'import liste précisément ce qui a été écarté.
Comment comparer deux périodes du même exercice ?
Activez Comparaison 1, choisissez le même exercice et une autre période, et laissez l'option Réalisé.
Le rapport est long à s'afficher.
Tout est recalculé à la demande, sur l'ensemble des écritures cumulées de l'exercice. Le détail par compte et les deux comparaisons multiplient ce travail : n'activez que ce dont vous avez besoin, et ne cochez Bilan et Compte de résultat ensemble que si vous avez besoin des deux.
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