Un rapprochement ne se supprime pas. Le bouton Supprimer est remplacé par Annuler le rapprochement, et le bouton Copier n'est pas proposé.

Ce que fait l'annulation

Après confirmation :

• toutes les lignes du rapprochement redeviennent non rapprochées, et ressortent donc dans la sélection d'un futur rapprochement ;

• le verrou posé sur chaque écriture concernée est levé (§8) ;

• le rapprochement passe à l'état Annulé et reste dans la liste, avec sa date, son montant et son commentaire.

Ce qui empêche l'annulation

L'état se lit dans la colonne Etat de la liste, sous forme de pictogramme : Validé ou Annulé.

Aucun compte n'est rapprochable par défaut. C'est un réglage du plan comptable, à faire une fois par compte concerné :

Finance → Plan comptable → fiche du compte → case Rapprochement d'écritures

La liste du plan comptable dispose d'une colonne du même nom : elle permet de vérifier d'un coup d'œil quels comptes sont ouverts au rapprochement.

Quels comptes ouvrir

Ceux dont le solde doit être justifié ligne à ligne : comptes de passage et d'attente, comptes de liaison entre sociétés ou entre modules, comptes bancaires et postaux, comptes de regroupement de salaires, comptes de TVA à régulariser.

Ouvrir l'ensemble du plan comptable n'apporte rien et encombre la recherche. Commencez par les quelques comptes réellement concernés, quitte à en ajouter ensuite.

Les autres raisons pour un compte d'être refusé

• C'est un compte titre : un niveau de structure du plan comptable, qui n'est pas mouvementé.

• Son niveau d'accès est supérieur à celui de l'utilisateur connecté. Le compte existe, il est autorisé, mais il n'est pas visible par cette personne.

Enfin, la création d'un rapprochement exige qu'au moins un exercice soit configuré pour la société. À défaut, l'application refuse l'ouverture de la fenêtre avec un message explicite.

Le module repose sur trois notions qu'il ne faut pas confondre :

Un rapprochement ne touche pas à la comptabilité : il ne crée aucune écriture, ne modifie aucun montant et ne passe aucune contre-passation. Il fait deux choses, et deux seulement :

• il marque un groupe de lignes comme rapprochées et leur donne un numéro commun ;

• il verrouille les écritures concernées, qui ne peuvent plus être ni modifiées ni supprimées.

C'est donc un outil de contrôle et de justification : lettrer un compte de passage ou d'attente, faire correspondre un extrait bancaire aux écritures qu'il recouvre, justifier un solde de liaison, et attacher le justificatif à l'ensemble plutôt qu'à une ligne isolée.

Trois principes utiles

• Un rapprochement porte toujours sur un seul compte, et ce compte doit avoir été explicitement autorisé au rapprochement (§3).

• Un rapprochement est toujours équilibré : le total débit des lignes retenues doit être égal au total crédit, au centime près.

• Un rapprochement ne se supprime pas, il s'annule. L'enregistrement reste dans la liste avec l'état Annulé : la trace du contrôle effectué est conservée.

Rapprocher, c'est figer. Le verrouillage qui en découle (§8) est un argument de contrôle interne, mais il suppose que la période soit stabilisée. Ne rapprochez pas des écritures que vous savez devoir encore corriger.

Bouton Ajouter, depuis l'un ou l'autre mode d'affichage. Le compte sélectionné dans les filtres est repris automatiquement.

L'en-tête

La sélection des écritures

La grille Ecritures liste toutes les lignes du compte qui ne sont pas déjà rapprochées : Date, Exercice, Période, Contrepartie, Libellé, Montant (Débit), Montant (Crédit). Cochez la colonne Sélection sur les lignes à retenir.

Trois totaux sont affichés sous la grille et recalculés à chaque coche :

Deux boutons complètent la grille : Tout décocher, qui remet la sélection à zéro, et Exporter, qui produit un fichier Excel de la grille et l'ouvre aussitôt.

Ce qui est contrôlé à la validation

L'équilibre est apprécié au centime : les deux totaux sont arrondis à deux décimales avant d'être comparés.

Le Montant du rapprochement est le total débit — ou le total crédit si aucune ligne au débit n'a été retenue.

Ce qui se passe à l'enregistrement

• Le rapprochement reçoit son numéro et passe à l'état Validé.

• Chaque ligne retenue porte désormais ce numéro et sort des sélections futures.

• Chaque écriture concernée est verrouillée (§8).

L'accès au module se règle dans le profil d'accès, section Finance. Le découpage habituel s'applique : une personne peut consulter les rapprochements sans pouvoir en créer, ou en créer sans pouvoir en annuler.

S'y ajoute le niveau d'accès aux comptes, propre à chaque utilisateur : un compte dont le niveau est supérieur à celui de l'utilisateur ne lui est jamais proposé, même s'il est autorisé au rapprochement. C'est un filtre indépendant des droits ci-dessus.

Ouverture : ruban Finance → groupe Finance Processus → Rapprochements d'écritures.

Deux modes d'affichage

L'écran se présente sous deux formes, que l'on bascule avec le bouton Changer le mode d'affichage. Les deux partagent la même barre de filtres, mais ne listent pas la même chose.

À chaque bascule, l'application demande Voulez-vous charger les données dans la grille ?. Répondez Non si vous voulez d'abord ajuster vos filtres : la grille reste alors vide jusqu'au prochain chargement.

Les filtres

À l'ouverture de l'écran, seul l'exercice par défaut de la société est coché.

En mode Écritures, un bloc supplémentaire Affichage des écritures propose trois choix : Toutes, Rapprochées, Non rapprochées. C'est le filtre le plus utile du module : Non rapprochées donne directement le reste à traiter sur le compte.

La colonne Contrepartie

Pour chaque ligne, l'application cherche dans la même écriture les lignes de sens opposé, hors TVA :

Le volet pièce jointe

Une visionneuse affiche, à droite de la grille, le justificatif du rapprochement sélectionné. Elle suit le déplacement dans la liste, se replie, et sa largeur est mémorisée d'une session à l'autre — comme le mode d'affichage et le choix Toutes / Rapprochées / Non rapprochées.

Un rapprochement accepte un justificatif, et un seul. Quatre boutons sont proposés dans le champ Pièce jointe :

Le glisser-déposer d'un fichier sur le champ fonctionne également.

Dès qu'une pièce est attachée, les boutons changent : Voir la pièce jointe et Supprimer la pièce jointe. Pour remplacer un justificatif, supprimez d'abord celui qui est en place.

Le document numérisé

Le module cherche le fichier dans le répertoire de numérisation défini pour la société, ou à défaut dans le répertoire de numérisation standard suivi du nom de la société. Il accepte indifféremment un fichier .zip — décompressé à la volée — ou un fichier .pdf.

La colonne Pièce jointe de la liste signale d'un pictogramme les rapprochements documentés, et le volet de droite affiche le justificatif sans qu'il soit nécessaire d'ouvrir la fiche.

C'est l'effet le moins visible du module, et le plus structurant.

Dès qu'une de ses lignes est rapprochée, une écriture est verrouillée : elle s'ouvre en lecture seule dans les écrans de saisie comptable, et ne peut plus être ni modifiée ni supprimée. L'annulation du rapprochement lève ce verrou.

En pratique

Rapprocher, c'est figer. Sur un compte de passage ou un compte bancaire, c'est exactement ce que l'on cherche : une fois le contrôle fait, plus personne ne modifie ce qui a été justifié. Mais cela suppose que la période soit stabilisée. Le réflexe à donner aux utilisateurs : on rapproche après avoir bouclé, pas pendant.

Récapitulatif des mécanismes qui empêchent ou modifient un comportement. C'est la liste à parcourir en cas de doute : la plupart des questions d'utilisateurs s'y trouvent.

Sur le compte

Sur la composition

Sur l'enregistrement

Sur les conséquences

Bouton Modifier, en mode Rapprochements uniquement.

En modification, la grille n'affiche plus que les lignes appartenant au rapprochement, et la colonne Sélection passe en lecture seule. Toute tentative de toucher à la composition est refusée : Vous ne pouvez pas modifier la composition du rapprochement.

Pour corriger une composition erronée, il faut annuler le rapprochement (§7) et le recréer.

Je ne trouve pas mon compte dans la recherche.

Le compte n'est probablement pas autorisé au rapprochement (§3). Vérifiez aussi que ce n'est pas un compte titre, et que son niveau d'accès n'est pas supérieur au vôtre.

Le champ Compte se vide quand je saisis un numéro au clavier.

Même cause. Le contrôle est silencieux : le champ se vide, sans message. Passez par la loupe, qui ne propose que les comptes valides.

L'application refuse d'enregistrer : les totaux ne sont pas identiques.

Le rapprochement doit être équilibré. Comparez Total débit et Total crédit sous la grille ; la Différence débit-crédit vous donne l'écart restant. Si l'écart est de quelques centimes, cherchez un arrondi ou une ligne oubliée.

Je ne vois pas mes écritures dans la fenêtre de création.

Trois causes possibles : aucun compte n'est sélectionné, les lignes sont déjà rapprochées (la création ne montre que les lignes libres), ou elles ne sont pas sur ce compte.

Comment voir ce qui reste à rapprocher sur un compte ?

Mode Écritures, filtre sur le compte, option Non rapprochées.

Je ne peux plus modifier une écriture en comptabilité.

Elle est probablement verrouillée par un rapprochement (§8). Retrouvez-le en mode Écritures — la colonne Rapprochement donne son numéro — puis annulez-le si la correction le justifie. Si l'écriture reste verrouillée après annulation, le verrou vient d'ailleurs : facturation, paiement, abonnement ou BVR.

Je me suis trompé de lignes, comment corriger ?

La composition n'est pas modifiable. Annulez le rapprochement et recréez-le ; le nouveau portera un numéro différent.

Puis-je supprimer définitivement un rapprochement ?

Non, et c'est volontaire. L'annulation conserve l'enregistrement à l'état Annulé : la trace du contrôle effectué, de sa date et de son auteur reste disponible.

Que veut dire « Multiple » dans la colonne Contrepartie ?

Que l'écriture comporte plusieurs lignes de sens opposé, hors TVA. L'application ne peut alors pas désigner une contrepartie unique. Ouvrez l'écriture pour en voir le détail.

Le bouton Annuler le rapprochement ne fait rien.

Vous êtes probablement en mode Écritures : basculez en mode Rapprochements. Sinon, c'est que le rapprochement est déjà à l'état Annulé.

Mon document numérisé a disparu du répertoire de numérisation.

C'est normal : il est repris en base et retiré du répertoire une fois le rapprochement enregistré. Il reste consultable depuis le champ Pièce jointe ou depuis le volet de droite.

Mes filtres et mon mode d'affichage sont-ils conservés ?

Oui. Le mode d'affichage, le choix Toutes / Rapprochées / Non rapprochées et l'état du volet pièce jointe sont mémorisés par utilisateur, d'une session à l'autre.

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