Une prévision n'a qu'un seul état en cours. Pour garder la trace de ce qu'on prévoyait à une date donnée, il faut archiver explicitement. Enregistrer une prévision ne crée aucune version.

Archiver

Le bouton Archiver demande Voulez-vous archiver votre prévision ? puis exécute les quatre contrôles de cohérence décrits au §6. Ensuite il :

• génère un PDF de la grille telle qu'elle est affichée et l'attache à la version ;

• relève un instantané des chiffres de synthèse — chiffre d'affaires, achats, main d'œuvre, marge en pourcentage, frais, engagé, taux d'avancement et date de fin prévue ;

• recopie le détail ligne à ligne ;

• enregistre la prévision en cours, en laissant l'écran ouvert.

Le numéro de séquence de la version est le plus grand numéro existant sur l'affaire, plus un. Le commentaire de la version reprend la zone Commentaire de l'écran, au moment de l'archivage.

Consulter l'historique

Le bouton Historique des prévisions ouvre la liste des versions de l'affaire, la plus récente en haut. Il est masqué s'il n'existe aucune version. Un volet intégré affiche le PDF de la version sélectionnée.

Une version archivée est immuable : ni le montant, ni le commentaire, ni la date, ni l'auteur ne se corrigent. Les seules actions sont Exporter (touche F9) et Effacer. La suppression demande Etes-vous sûr de vouloir supprimer cette archive de prévision ? suivi de La suppression est irréversible, et emporte le détail et le PDF.

Il n'existe pas de restauration : on ne recharge pas une version archivée dans la prévision en cours. Aucune limite de nombre de versions, aucune purge automatique.

Comparer

La comparaison se fait dans l'écran de prévision, pas dans l'historique. La liste Prévisions précédentes propose les versions archivées de l'affaire ; en choisir une fait apparaître deux blocs de colonnes : la prévision archivée — le titre du bloc porte alors sa date — et l'Ecart entre prévisions en heures, en montant et en pourcentage. Les deux blocs n'apparaissent qu'en mode Détaillé.

La ligne Frais de la prévision archivée est toujours à zéro : les frais ne sont pas conservés dans le détail des archives. L'écart entre prévisions est donc faux du montant des frais. Le détail du chiffre d'affaires et la ventilation des heures ne sont pas archivés non plus.

Le module répond à une seule question : cette affaire va-t-elle dégager la marge attendue ? Pour y répondre, il rapproche cinq jeux de chiffres sur une même grille, et demande au responsable de ne renseigner qu'un seul d'entre eux : la prévision.

Deux notions se ressemblent et ne veulent pas dire la même chose. La prévision est le montant total attendu à la fin de l'affaire, réalisé compris. Le reste à faire est ce qu'il manque encore, c'est-à-dire la prévision moins ce qui est déjà consommé. On peut saisir indifféremment l'un ou l'autre : le module recalcule le second (§6).

Trois principes utiles

• La prévision n'est jamais recalculée à votre place. Le budget, le réalisé et l'engagé se rafraîchissent seuls à chaque ouverture ; la prévision reste telle que vous l'avez laissée. Une prévision non retouchée depuis deux mois reste affichée comme si elle était d'aujourd'hui — d'où les colonnes Nbre jrs prévision et Nbre jrs archive de la liste (§2).

• Tout part de la structure de prévision. Les lignes de la grille, leur ordre, leurs regroupements et la répartition des montants viennent d'un paramétrage unique par société (§11). Une nature absente de cette structure n'apparaît nulle part, même si elle porte des montants.

• Le mode d'affichage conditionne ce que vous pouvez faire. Trois modes existent : Synthèse, Condensé et Détaillé. Seul le mode Détaillé autorise la saisie et les traitements d'initialisation. À l'ouverture, l'écran est en Condensé (§4).

La structure de prévision se conçoit avant la première saisie. La réorganiser en cours de vie modifie l'affichage et les totaux de toutes les prévisions déjà enregistrées, sans avertissement et sans possibilité de revenir en arrière (§11).

Ces trois blocs ne se saisissent pas : ils sont relus à chaque ouverture de l'écran. Savoir ce qu'ils contiennent exactement évite l'essentiel des questions sur les écarts.

Budget et budget initial

Les deux viennent du budget métré de l'affaire. Le Budget correspond au budget tel qu'il est aujourd'hui ; le Budget initial à la version marquée comme initiale. Si l'affaire n'a pas de version initiale identifiée, le bloc Budget initial reste vide.

Le budget métré ne porte pas de fournisseur : tout l'achat budgété se retrouve donc sur la ligne Sans adresse de chaque nature. Comparer le budget au réalisé fournisseur par fournisseur n'a pas de sens ; la comparaison se fait au niveau de la nature.

Le réalisé

Le réalisé n'est filtré ni par exercice, ni par date, ni par état de pièce : c'est le cumul depuis l'origine de l'affaire. Les heures et les montants de main d'œuvre sont arrondis à deux décimales.

L'engagé

L'Engagé n'est pas le montant commandé : c'est le solde des commandes fournisseurs pas encore comptabilisées, c'est-à-dire ce qui reste à recevoir. Pour chaque ligne de commande rattachée à l'affaire, le module retient le montant net hors taxe de la ligne diminué de ce qui a déjà été comptabilisé sur cette ligne, et jamais moins que zéro.

Il n'y a aucun filtre sur l'état de la commande : une commande encore en préparation compte dans l'engagé. L'engagé n'est renseigné que sur les lignes d'achat ; la colonne est vide sur le chiffre d'affaires, la main d'œuvre, les frais et les lignes de synthèse.

Un paramètre de société bascule l'ensemble des coûts — budget, achats réalisés, heures et frais réalisés — sur un second champ de coût de revient. Selon ce réglage, toutes les colonnes de coût et de marge changent de définition. Le chiffre d'affaires budgété, lui, reste toujours valorisé au prix de vente. Vérifiez ce paramètre avant de vous étonner d'un écart de marge entre deux sociétés.

Plutôt que de saisir un montant global, on peut le décomposer en postes libres. Une petite loupe apparaît dans la cellule Prévision › Total des lignes concernées et ouvre la fenêtre Détail de la valeur de la prévision.

La fenêtre présente une grille à deux colonnes : Désignation (100 caractères) et Valeur. Le pied de grille en donne la somme. Les boutons Ajouter et Effacer, ou les touches Inser et Suppr, gèrent les lignes. À la validation, le total de la ligne de prévision est remplacé par la somme des postes, puis toute la prévision est recalculée.

Aucun contrôle n'est fait : une désignation peut rester vide, une valeur peut être nulle ou négative, et deux postes peuvent porter le même libellé. La suppression d'un poste ne demande pas de confirmation.

Deux comportements à connaître

• Dès qu'un détail existe, la cellule Prévision › Total passe en lecture seule : le montant ne se modifie plus que par la fenêtre de détail. Supprimer tous les postes rend la saisie directe à nouveau possible.

• Vider entièrement la liste ramène le montant de la ligne à zéro, sans message. C'est le piège principal de cette fenêtre : « j'ai effacé mes lignes de détail » signifie « j'ai mis ma prévision à zéro sur cette ligne ».

Le bouton Ajouter insère la nouvelle ligne après la ligne courante, et non à la fin de la liste. Positionnez-vous sur la dernière ligne avant d'ajouter si l'ordre vous importe.

Rien n'est écrit en base à la fermeture de cette fenêtre : la persistance a lieu quand vous enregistrez la prévision (§6). Le détail du chiffre d'affaires n'est pas conservé dans les archives (§9).

Le module est peu découpé dans les profils d'accès : l'essentiel se joue sur la visibilité du module lui-même.

Lorsque l'accès par centre est activé au niveau de la société, l'ouverture de la fiche Affaire View vérifie que le centre de l'affaire vous est attribué ; sinon le module répond Vous n'avez pas les droits pour accéder à cette affaire. Ce contrôle ne s'applique pas à l'ouverture de la prévision elle-même : une affaire visible dans la liste s'ouvre et se modifie. Dans l'explorateur, en revanche, l'accès par centre restreint bien les affaires remontées.

En pratique, tout utilisateur qui accède au module peut modifier et archiver une prévision. Si la modification doit être réservée, elle se règle par la visibilité du module, pas par un droit de mise à jour.

Le PDF de la prévision et l'export Excel portent le numéro et la désignation de l'affaire, suivis de la date du jour. Le PDF reprend en en-tête l'affaire et le commentaire de la prévision. Les deux respectent le mode d'affichage et la disposition de colonnes en cours : ce que vous exportez est ce que vous voyez. Pour un document complet, passez en mode Détaillé avant d'imprimer.

Dans l'explorateur, l'impression du tableau croisé et l'entrée Imprimer le graphique du menu d'impression ne sont pas opérationnelles dans cette version.

Ouverture : ruban Affaires → groupe Processus → Prévisions. C'est le point d'entrée du module : une ligne par affaire, avec les indicateurs de synthèse. La fenêtre reste ouverte pendant que vous travaillez sur une affaire.

La grille est vide à l'ouverture. C'est normal : il faut d'abord régler les sélections (§3) puis cliquer sur Actualiser. Le bouton Actualiser est d'ailleurs le seul actif au démarrage.

Quelles affaires apparaissent

Une affaire n'apparaît que si son genre d'affaire est marqué comme suivi en gestion prévisionnelle. C'est le filtre d'entrée du module, il n'est pas modifiable depuis cet écran. En revanche il n'y a aucun filtre sur l'état de l'affaire : une affaire soldée ou clôturée apparaît comme les autres si son genre est marqué.

Les colonnes

Les colonnes sont organisées par blocs : Budget initial, Budget, Réalisé, Prévision, puis les écarts. Seules quelques-unes sont affichées d'origine ; le sélecteur de colonnes de la grille donne accès à toutes les autres, et votre disposition est mémorisée.

Lecture de la grille

• Les montants négatifs sont affichés en rouge, dans les lignes comme dans les totaux.

• Le pied de grille totalise les montants. Les colonnes de marge en pourcentage y sont recalculées sur les totaux, et non moyennées : c'est bien la marge de l'ensemble des affaires affichées.

• Un regroupement de la grille produit les mêmes totaux par groupe.

Ce qu'on fait depuis cette liste

Il n'y a ni création, ni copie, ni suppression depuis cette liste : une prévision existe pour toute affaire éligible, il n'y a rien à créer. Il n'y a pas non plus d'impression : la liste s'exporte, elle ne s'imprime pas.

Lorsque vous refermez la prévision d'une affaire, la liste se recharge automatiquement et se repositionne sur cette affaire.

Ouverture : ruban Affaires → groupe Processus → menu déroulant du bouton Prévisions → Explorateur prévision heure. La fenêtre s'intitule Explorateur prévisions heures.

C'est un outil de consultation transversal, sur toutes les affaires à la fois : il croise, semaine par semaine, les heures prévues et les heures réalisées. Rien ne s'y saisit ; le bouton Ouvrir n'a pas d'effet sur cet écran.

Les deux présentations

Le sélecteur en haut à droite propose Grille / Arbre — une grille plate, où la semaine est une ligne — et Totalisations, un tableau croisé où vous placez vous-même les dimensions en lignes et en colonnes. Grille / Arbre est la présentation d'origine.

Les filtres

Comme sur la liste des affaires, la grille est vide à l'ouverture et modifier une date ne recharge rien : il faut cliquer sur Actualiser. Changer de société vide la grille sans la recharger.

Ce qui apparaît, et ce qui n'apparaît pas

• Seule la main d'œuvre est concernée : ni achats, ni frais, ni chiffre d'affaires.

• Une affaire n'apparaît que si elle a au moins une semaine portant du réalisé ou de la prévision. Une affaire sans aucune heure est absente, quelles que soient les dates.

• Inversement, dès qu'une affaire a une semaine, toutes les structures de main d'œuvre de la société sont candidates : d'où des lignes à zéro.

• Les heures prévues non ventilées — la semaine Indéfini — restent visibles même hors période.

• Aucun filtre sur l'état, le genre, le projet ou le responsable, malgré la présence de ces colonnes. Une affaire soldée apparaît si elle a des heures.

Les colonnes

Affichées d'origine : Affaire, Projet, Centre de l'affaire, Genre d'affaire, Etat d'affaire, Structure, Année, Mois, Semaine, Prévision - heures, Réalisé - Heures et Prévision (Commentaire). Le pied de grille et les pieds de groupe totalisent les deux colonnes d'heures.

Le sélecteur de colonnes donne accès aux variantes numéro et désignation de chaque axe, aux responsables, et aux champs libres de l'affaire. Une colonne dont le libellé n'est pas paramétré au niveau de la société est masquée et ne figure pas dans le sélecteur : un champ libre non nommé est invisible partout.

Les valeurs Année, Mois et Semaine affichent Indéfini lorsque la semaine n'est pas renseignée. Lorsque plusieurs commentaires de prévision existent pour une même semaine et une même structure, un seul est affiché, sans indication.

Imprimer et exporter

En Grille / Arbre, l'impression reprend la grille telle qu'elle est affichée — groupements, colonnes et tris compris — en A4 paysage. L'export produit un fichier Excel et l'ouvre. En Totalisations, l'export demande un Nom du fichier de destination et un fichier Excel ; saisissez le nom avec son extension .xlsx, faute de quoi le fichier est écrit sans extension et ne s'ouvre pas automatiquement.

Aucun réglage de cet écran n'est mémorisé : Du lundi repart à la date du jour, Au dimanche à vide, et la présentation à Grille / Arbre.

Depuis la liste, un double-clic ou le bouton Modifier ouvre la prévision de l'affaire. L'écran s'organise en quatre zones.

Postes ouverts indique ce qui est facturé mais pas encore encaissé sur l'affaire. Les trois jauges Marges en % reprennent la marge brute en pourcentage du budget, du réalisé et de la prévision ; elles passent au rouge, à l'orange ou au vert selon les deux seuils de marge définis sur le genre de l'affaire. Il n'y a pas de jauge pour le budget initial.

Les lignes de la grille

La grille suit toujours la même ossature. Les sous-titres de Achat et de Heures, ainsi que la répartition des natures, viennent de la structure de prévision (§11).

Les montants et les heures qui n'ont pas de nature rattachée sont regroupés sur une ligne Sans nature ; les achats sans fournisseur identifié sur une ligne Sans adresse. Il n'y a pas de ligne de total général : la ligne de synthèse est Marge brute.

Les blocs de colonnes

Les trois modes d'affichage

La liste Mode propose Synthèse, Condensé et Détaillé. À l'ouverture, l'écran est en Condensé.

En Synthèse et en Condensé, une valeur exactement nulle est affichée vide, ce qui ne se distingue pas d'une absence de donnée. En Détaillé, elle s'affiche 0.00. Les blocs Prévision … et Ecart entre prévisions n'apparaissent qu'en mode Détaillé, et seulement s'il existe au moins une prévision archivée.

Votre disposition de grille est mémorisée séparément pour chacun des trois modes.

Passer d'une affaire à l'autre

Les boutons de navigation du bas de la fenêtre passent à l'affaire précédente ou suivante de la liste, sans refermer l'écran. La saisie en cours est validée avant le changement.

Récapitulatif des mécanismes qui empêchent ou modifient un comportement. C'est la liste à parcourir en cas de doute : la plupart des questions d'utilisateurs s'y trouvent.

Sur l'accès aux données

Sur le mode d'affichage

Sur la saisie

Sur l'enregistrement et l'archivage

Sur les conséquences du paramétrage

Le volet Sélections, à droite de la liste, porte les critères de filtrage. Il s'agrandit, se masque automatiquement, et sa largeur comme son mode d'affichage sont mémorisés d'une session à l'autre.

Les critères disponibles

Tous les critères portent sur des numéros, jamais sur des libellés. C'est pourquoi chacun dispose d'une fenêtre de choix — Choix des affaires, Choix des états d'affaire, Choix des genres d'affaire, Choix des centres, Choix des projets, Choix des responsables — qui, elle, présente les libellés. Cette fenêtre s'ouvre en grand (1280 × 800 minimum), permet la recherche et la sélection multiple, et son menu contextuel propose De et A pour poser les bornes d'un intervalle.

Comment se saisit un critère

À l'intérieur d'un même critère, les valeurs se combinent en ou. Entre critères différents, elles se combinent en et.

Deux effets à connaître

• Renseigner un critère exclut les affaires qui n'ont pas l'information. Un critère sur le projet écarte toutes les affaires sans projet ; un critère sur le centre écarte celles sans centre ; un critère sur un responsable écarte celles où cette position est vide. C'est logique mais rarement anticipé.

• Modifier un critère ne recharge pas la liste. La grille se vide et le bouton Actualiser redevient actif : c'est à vous de relancer.

Dans la fenêtre Choix des responsables, deux réglages complémentaires filtrent les personnes proposées : leur statut (actif ou parti) et leur genre (interne ou externe). Ils valent d'origine actif et interne, et sont mémorisés. Un responsable parti ou externe reste donc invisible jusqu'à ce que vous élargissiez ces deux réglages.

Les valeurs des critères elles-mêmes ne sont pas mémorisées : elles repartent à vide à chaque ouverture du module. Il n'existe pas de jeu de sélection enregistrable.

Ouverture : ruban Affaires → groupe Processus → menu déroulant du bouton Prévisions → Structure prévision. C'est une fenêtre modale intitulée Structure prévision.

La structure définit l'ossature de lignes commune à toutes les prévisions de la société. Il n'y en a qu'une seule par société : ce n'est pas un modèle qu'on choisit, il n'y a ni code, ni désignation, ni état, ni version.

L'écran

À gauche, le cadre Natures à attribuer liste les natures qui ne sont pas encore placées, avec leur Numéro, leur Désignation, leur indicateur Actif et leur Classe — Heure, Charge, Produit ou Répartition. La grille est en lecture seule et accepte la sélection multiple.

À droite, le cadre Structure présente une arborescence à quatre nœuds fixes, ni renommables ni déplaçables :

Le même poste s'appelle Main d'œuvre ici et Heures dans la prévision. Deux colonnes sont visibles dans l'arbre : Désignation et Taux horaire.

Construire la structure

Un titre porte une Désignation obligatoire (100 caractères) et, dans la branche Main d'œuvre seulement, un Taux horaire par défaut. Ce taux ne sert qu'en dernier recours, quand ni le réalisé ni le budget ne fournissent de taux sur la ligne (§6).

L'ordre des natures sous un titre n'est pas modifiable : elles sont triées automatiquement par numéro, et repoussées à la fin du titre après chaque dépôt. Il n'y a pas de duplication, pas d'import et pas d'impression sur cet écran.

Les contraintes

À la validation, quatre contrôles supplémentaires s'exécutent. Le premier est un avertissement, les trois autres bloquent :

Une nature est donc unique dans toute la structure, pas seulement dans une branche. L'enregistrement est tout ou rien : en cas d'échec, le module signale Erreur lors de la mise à jour de la base de données et rien n'est écrit.

Un dépôt à un emplacement interdit — mauvaise branche, cible qui n'est pas un titre, racine de l'arbre, nœud Chiffre d'affaire ou Charges — est refusé en silence : la ligne revient simplement à sa place. De même, un déplacement haut ou bas dont le voisin immédiat est une nature ne fait rien.

Conséquences sur les prévisions existantes

Les montants d'une prévision sont stockés par nature, jamais par ligne de structure, et l'arbre est reconstruit à chaque ouverture. Une modification de structure se répercute donc immédiatement sur toutes les prévisions, y compris celles déjà enregistrées.

Deux règles de paramétrage que le module ne contrôle pas et qu'il faut respecter. Ne rattachez aucune nature à la branche Chiffre d'affaire : le chiffre d'affaires serait compté plusieurs fois. Et ne mettez qu'une seule nature par titre : au-delà, le montant d'une ligne d'achat est affecté à la première nature du fournisseur, et les commentaires de plusieurs natures se concaténent puis se dupliquent d'un enregistrement à l'autre.

Aucun réglage de cet écran n'est mémorisé : l'arbre est toujours entièrement déployé à l'ouverture, et ni la position du séparateur ni les largeurs de colonnes ne sont conservées.

Ma liste d'affaires est vide alors que je n'ai posé aucun filtre.

Deux causes possibles. D'abord la grille est vide à l'ouverture : cliquez sur Actualiser (§2). Ensuite, seules les affaires dont le genre d'affaire est marqué comme suivi en prévision apparaissent ; si le genre n'a pas été paramétré, aucune affaire ne remonte, quelle que soit la sélection.

La colonne Prévision (Heures) affiche 45 000. Ce ne sont pas des heures.

Non, c'est un montant en francs : le coût de main d'œuvre prévu. Les colonnes (Heures) de la liste des affaires contiennent toutes des montants (§2). Pour le nombre d'heures, ouvrez la prévision de l'affaire en mode Détaillé (§4), ou passez par l'explorateur (§10).

Je n'arrive plus à saisir mes heures prévues, la cellule est grisée.

Un détail des heures par semaine existe sur cette affaire. Les heures ne se modifient alors que par la fenêtre Heures par semaine, accessible par la loupe dans la cellule (§8). Il suffit d'avoir ouvert cette fenêtre une fois, même en l'annulant, pour que le verrou s'applique. Pour revenir à la saisie directe, utilisez Supprimer le détail des heures.

Je ne vois pas les fournisseurs dans ma prévision.

Les lignes fournisseur n'existent qu'en mode Détaillé. Changez la liste Mode (§4). C'est aussi le seul mode où vous pouvez saisir, ajouter un fournisseur ou lancer les traitements d'initialisation.

Le module me dit que des natures ne se trouvent pas dans la structure. Que dois-je faire ?

Des montants — heures ou achats — sont rattachés à des natures qui ne figurent nulle part dans la structure de prévision. Ces montants ne sont affichés dans aucune ligne et ne sont comptés dans aucun total : la marge affichée est donc fausse. Le message liste les natures concernées. La correction se fait dans Structure prévision, en rattachant ces natures à un titre (§11).

J'ai saisi un montant sur un fournisseur, et il a disparu après l'enregistrement.

Vérifiez sous quelle nature se trouvait ce fournisseur. Un montant saisi sur un fournisseur rattaché à la ligne Sans nature n'est pas enregistré (§6). Rattachez d'abord la nature concernée à un titre de la structure (§11), puis ressaisissez.

Mon reste à faire est négatif et s'affiche en rouge. Est-ce normal ?

Oui, c'est attendu : cela signifie que le réalisé — et l'engagé sur un achat — dépasse déjà ce que vous avez prévu. Ce n'est pas un défaut, c'est un signal. Soit vous revoyez la prévision à la hausse, soit vous utilisez Initialiser les valeurs négatives pour aligner la prévision sur le réalisé en une fois (§6). Pour les heures, Modifier les semaines précédentes au montant du réalisé fait le même travail semaine par semaine (§8).

Pourquoi ma marge n'est-elle pas la même dans la liste et dans la prévision ?

Les deux écrans ne présentent pas les mêmes agrégats et n'appliquent pas le même sens aux écarts (§4). Vérifiez aussi que vous comparez bien le même bloc : la liste affiche d'origine la marge en pourcentage, pas la marge en montant. Si l'écart persiste, comparez poste par poste en mode Détaillé.

La ligne Frais de ma prévision archivée est à zéro alors qu'elle ne l'était pas.

C'est une limite connue de l'archivage : les frais ne sont pas conservés dans le détail des versions archivées (§9). Le bloc Ecart entre prévisions est donc faux du montant des frais. Le PDF attaché à l'archive, lui, montre bien les frais tels qu'ils étaient.

Je voudrais revenir à une prévision archivée.

Ce n'est pas possible : il n'existe pas de fonction de restauration (§9). L'historique sert à consulter et à comparer, pas à recharger. Vous pouvez afficher la version archivée à côté de la prévision en cours, via la liste Prévisions précédentes, et ressaisir les valeurs manuellement.

Le budget initial est vide sur toutes mes affaires.

Le bloc Budget initial ne se remplit que si le budget métré de l'affaire comporte une version identifiée comme initiale (§5). Si votre organisation ne distingue pas de version initiale, ce bloc reste vide : masquez-le pour alléger l'écran.

La ligne Frais des blocs budget est toujours vide.

C'est attendu, ce n'est pas un défaut : le budget métré ne porte pas de frais (§5). Les frais n'existent que dans le réalisé, où ils viennent des feuilles d'heures, et dans la prévision, où vous les saisissez.

L'engagé me paraît trop élevé.

L'engagé ne tient aucun compte de l'état de la commande fournisseur : une commande encore en préparation y figure (§5). Il représente le solde des commandes pas encore comptabilisées, c'est-à-dire ce qui reste à recevoir, et non le montant commandé. Vérifiez aussi qu'aucune commande ne reste ouverte alors qu'elle est soldée.

Une affaire n'apparaît pas dans l'explorateur alors qu'elle a des heures prévues.

L'explorateur ne remonte une affaire que si elle porte du réalisé ou de la prévision sur au moins une semaine, dans la période choisie (§10). Élargissez Du lundi et videz Au dimanche, puis cliquez sur Actualiser — modifier une date ne recharge rien. Si l'accès par centre est activé, seules les affaires de vos centres remontent.

Le sommaire de ce guide est vide.

Il se remplit à l'ouverture du document, ou en le sélectionnant et en appuyant sur F9 dans Word.

Office.Manager FX - Gestion prévisionnelle des affaires 1 - 1

La saisie n'est possible qu'en mode Détaillé. Les cellules saisissables se reconnaissent à leur fond jaune pâle.

Ce qui se saisit, ligne par ligne

Les titres, les totaux, les lignes de marge, Nombre d'heures et Taux horaire moyen ne sont pas sélectionnables. Les flèches haut et bas sautent directement à la cellule saisissable suivante de la même colonne, en ignorant les lignes intermédiaires.

Prévision ou reste à faire : les deux entrées

Sur une même ligne, vous pouvez saisir soit le total attendu, soit ce qu'il reste à faire. Le module détecte laquelle des deux cellules vous avez modifiée et recalcule l'autre :

Sur les lignes de main d'œuvre, le mécanisme est différent : le montant prévu est toujours reconstruit comme réalisé + (heures restantes × taux horaire du reste à faire). Vous pilotez donc les heures et le taux ; le montant en découle. La cellule Prévision › Total n'est jamais modifiable sur ces lignes, ni la colonne Prévision › Taux horaire, qui est toujours le quotient du total par les heures.

Les taux horaires proposés

À l'ouverture, les lignes de main d'œuvre encore vides reçoivent un taux horaire de départ. Le module le cherche dans cet ordre :

• le taux horaire du réalisé de la ligne, s'il n'est pas nul ;

• sinon le taux horaire du budget ;

• sinon le taux horaire par défaut du titre de structure (§11) ;

• sinon rien : le taux reste à zéro.

Cette proposition ne joue que sur une ligne où les heures et le taux sont encore à zéro, et seulement sur les lignes rattachées à un titre de structure. La ligne Sans nature de la main d'œuvre n'en bénéficie pas.

Les avertissements visuels

Ajouter un fournisseur

Le bouton Nouveau fournisseur ajoute une ligne fournisseur sous une nature d'achat. Sélectionnez d'abord une ligne d'achat rattachée à un titre. Le bouton Effacer ligne supprime une ligne fournisseur, et seulement celle-là.

Les deux traitements d'initialisation

Les deux traitements ne fonctionnent qu'en mode Détaillé ; ailleurs, le module répond Ce traitement ne peut être fait qu'en vue détaillée ou Ce traitement ne peut être effectué qu'en mode détaillé.

L'Initialisation des valeurs négatives laisse une trace — une ligne de détail intitulée Correction automatique — uniquement sur les lignes qui portaient déjà un détail du total. Sur les autres, la correction s'applique sans trace.

Enregistrer

Le bouton Valider enregistre la prévision. Avant d'écrire, le module vérifie quatre cohérences ; chaque anomalie détectée est affichée, puis la question Souhaitez-vous tout de même enregistrer est posée. Répondre non abandonne l'enregistrement.

Ces quatre avertissements ne bloquent pas : une prévision inférieure au réalisé est parfois légitime. Ils signalent simplement le cas le plus fréquent d'oubli de mise à jour.

Deux valeurs échappent à ce mécanisme. Le Taux d'avancement et la Date de fin prévue du volet Informations sont écrits sur l'affaire immédiatement à la frappe. Quitter l'écran par Annuler ne les rétablit pas.

Le bouton Heures par semaine ouvre la fenêtre Détail des heures, qui répartit les heures prévues de l'affaire semaine par semaine, structure par structure. Le traitement n'est accessible qu'en mode Détaillé ; ailleurs le module répond Ce traitement ne peut être effectué qu'en mode détaillé. Une loupe dans la cellule Prévision › Heures des lignes de main d'œuvre ouvre la même fenêtre.

La maille

La ventilation se fait par structure de main d'œuvre et par semaine, la semaine étant identifiée par son lundi. Il n'y a aucune dimension collaborateur : les heures ne sont ni prévues ni restituées par personne.

Deux semaines ne sont pas de vraies semaines :

À l'ouverture, la fenêtre présente la semaine en cours et les trois suivantes, plus toutes les semaines qui portent déjà du réalisé ou de la prévision. Le bouton Ajouter des semaines ouvre un sélecteur Semaines à ajouter, pré-rempli du lundi dans quatre semaines au lundi dans huit semaines. Les dates saisies sont ramenées au lundi. Il n'existe aucun moyen de supprimer une semaine depuis cette fenêtre.

Les deux présentations

La liste Mode propose Structure semaine (par défaut) et Détaillé.

La case Voir les semaines précédentes, décochée d'origine, fait apparaître les semaines passées et les rend modifiables. Tant qu'elle est décochée, ces semaines sont regroupées dans Précédente (mode Détaillé) ou dans Prévision semaines précédentes et Solde semaines précédentes (mode Structure semaine).

La saisie

En mode Détaillé, Heures prévision et Heures à faire sont liées : modifier l'une réécrit l'autre. Vous pilotez donc indifféremment par le total prévu ou par le reste à faire, mais vous ne pouvez pas fixer les deux indépendamment. Les cellules modifiables sont sur fond jaune clair, et passent au rouge clair si la valeur est négative.

Le bouton Modifier les semaines précédentes au montant du réalisé aligne, sur toutes les structures et toutes les semaines passées, la prévision sur le réalisé. Il demande d'abord Ce traitement va modifier la prévision au réalisé pour les semaines précédentes puis Voulez-vous continuer. C'est le geste qui remet à plat des restes à faire devenus négatifs parce que des heures ont été pointées après coup.

Ce qui se répercute sur la prévision

À la validation de la fenêtre, pour chaque structure ventilée :

• les heures prévues deviennent la somme des semaines, semaine Indéfini et semaines masquées comprises ;

• le montant prévu est reconstruit comme réalisé + (heures restantes × taux horaire du reste à faire) ;

• toute la prévision est recalculée.

Valider la fenêtre n'enregistre rien en base. Il faut ensuite enregistrer la prévision (§6). Refermer l'écran de prévision sans enregistrer perd la ventilation.

Aucun contrôle de cohérence n'est fait dans cette fenêtre : les heures négatives sont acceptées, aucune comparaison au budget n'est faite, et la ventilation n'est pas bornée par les dates de l'affaire. Une structure sans réalisé ni prévision n'apparaît pas du tout.