La relève est un travail de fond exécuté par le service Office.Manager, sur le serveur. Elle tourne par société : chaque société a sa propre boîte, sa propre fréquence et son propre journal (§9). Elle ne dépend d'aucune session utilisateur : personne n'a besoin d'être connecté.

Le déroulement d'un cycle

À chaque passage, pour la société concernée :

• le service vérifie que les dossiers de destination existent dans la boîte, et les prépare au besoin ;

• il lit tous les messages présents dans le dossier surveillé, lus ou non lus ;

• pour chaque message, il retient les pièces jointes au format PDF et en fait une facture reçue ;

• il tente de lire le QR-facture de chaque PDF et reprend ce qu'il y trouve ;

• il déplace le message dans le dossier de succès ou d'échec, selon le résultat ;

• il inscrit un compte rendu dans le journal des travaux.

Ce qui est retenu et ce qui est écarté

Un message sans aucune pièce jointe, ou dont aucune pièce jointe n'est un PDF, est déplacé dans le dossier d'échec et ne laisse aucune trace dans l'écran : ni ligne, ni copie du message. Seul le journal en garde la mention.

Le message n'est jamais supprimé, jamais marqué comme lu, et aucun accusé de réception n'est envoyé à l'expéditeur. Un fournisseur qui envoie une facture dans un format non pris en charge ne reçoit donc aucune alerte : il faut surveiller le dossier d'échec.

Ce que la relève reprend de l'e-mail

Ce que la relève reprend du QR-facture

Si le QR-facture suisse est lu, le service en reprend le fournisseur et son moyen de paiement, le numéro de facture, la référence de paiement, les zones d'information et de communication, la monnaie, la date et le montant TTC.

Puis, si et seulement si le fournisseur est reconnu dans l'application, il prépare l'écriture complète : échéance et escompte d'après la fiche du fournisseur ou de son groupe, exercice et période d'après la date, deux lignes de ventilation (le compte créancier et le compte de charge du fournisseur), le calcul HT / TVA / TTC, et la conversion en monnaie de référence au cours du jour de la pièce. Un écart d'arrondi jusqu'à cinq centimes est absorbé sans mention.

Les trois issues possibles

Un dernier filet existe : si aucun fournisseur n'a été identifié par le QR, le service cherche un fournisseur dont l'adresse e-mail correspond à celle de l'expéditeur, et seulement s'il n'y en a qu'un seul. Le fournisseur est alors renseigné, mais l'écriture n'est pas préparée pour autant : la ligne reste A compléter.

La relève ne repasse jamais sur une ligne déjà déposée. Une facture arrivée A compléter parce que le paramétrage comptable était incomplet ne redeviendra pas Prête pour importation toute seule, même après correction du paramétrage.

Le module supprime la ressaisie des factures fournisseurs reçues par e-mail. Il se compose de deux moitiés indépendantes : un service automatique qui tourne sur le serveur et alimente une corbeille, et un écran où le comptable vide cette corbeille.

Le module ne comptabilise rien tout seul par défaut : il prépare. C'est le comptable qui déclenche la création de l'écriture, soit facture par facture, soit en lot (§6). Et il ne lit rien d'autre que le QR-facture : aucune reconnaissance de texte, aucune lecture de montant sur une facture sans QR.

Trois principes utiles

• Une pièce jointe PDF = une ligne. Un e-mail qui porte trois PDF produit trois factures reçues. Les annexes en PDF — conditions générales, bon de livraison — créent donc des lignes à supprimer à la main (§3).

• Le QR-facture décide de tout. S'il est lu et que le fournisseur est reconnu, la ligne arrive avec son écriture déjà préparée et l'état Prête pour importation. Sinon elle arrive vide, à l'état A compléter (§2).

• Le déplacement de l'e-mail est la seule protection contre les doublons. Après traitement, le service range le message dans un autre dossier. Rien d'autre n'empêche de relever deux fois la même facture (§11).

Réservez à la relève un sous-dossier dédié de la boîte, pas la boîte de réception. Le service lit tout ce qui se trouve dans le dossier surveillé, sans filtre d'expéditeur ni d'objet ; le pointer sur la boîte de réception l'expose à l'intégralité du courrier entrant.

Le module ne porte pas de droits propres : il s'appuie entièrement sur ceux du module des écritures créancières.

Les deux droits sur les créanciers sont évalués à l'ouverture de l'écran. Une modification de profil en cours de session n'est pas prise en compte : il faut refermer et réouvrir la fenêtre.

Le message de refus, Vous n'avez pas les droits pour faire ce traitement, est le même dans tous les cas : il n'indique pas lequel des deux droits manque.

La relève automatique, elle, ne dépend d'aucun droit utilisateur : elle s'exécute sous une identité technique. C'est la mention JOB qui apparaît comme auteur des factures reçues.

Pour un lot de factures propres, le bouton Générer les pièces automatiquement comptabilise sans ouvrir aucun écran. C'est le mode de travail à privilégier quand les fournisseurs sont bien paramétrés.

Le mode d'emploi

• cocher les lignes à comptabiliser dans la première colonne — seules les lignes Prête pour importation se cochent, les autres refusent la sélection sans message ;

• cocher l'en-tête de colonne pour tout sélectionner d'un coup : là encore, seules les lignes Prête pour importation sont retenues, les autres sont décochées ;

• cliquer sur Générer les pièces automatiquement. Une barre Traitement en cours suit l'avancement.

Ce que fait le traitement, pour chaque ligne cochée

• il crée l'écriture, la pièce et les deux lignes de ventilation telles qu'elles ont été préparées à la relève ;

• il attribue le prochain numéro de pièce disponible si le QR n'en portait pas — le compteur est conservé au niveau de la société et avance jusqu'à trouver un numéro libre pour ce fournisseur ;

• il rattache la facture PDF à l'écriture, en copie ;

• il passe la facture reçue à l'état Traitée et mémorise le lien vers la pièce.

Le traitement ne demande aucune confirmation et ne présente aucun récapitulatif à la fin. Les lignes traitées passent simplement à Traitée.

Si une ligne dans un autre état se retrouve malgré tout dans le lot — cas d'un traitement concurrent par un collègue — le traitement affiche une boîte de dialogue par ligne concernée :

Le premier message parle de l'état « à traiter », qui ne correspond à aucun libellé affiché : il désigne l'état Prête pour importation.

Le traitement n'est pas encadré par une transaction d'ensemble. Une interruption en cours de lot laisse les lignes déjà traitées comptabilisées et les suivantes intactes ; il suffit de relancer sur le reste. En revanche, une interruption au milieu d'une même ligne peut laisser une écriture incomplète, à vérifier dans l'écran des créanciers.

Ouverture : ruban Créanciers → groupe Processus → Factures par email. La fenêtre s'intitule Importation de factures à partir d'email.

À gauche, la liste des factures reçues, la plus récente en haut. À droite, une visionneuse à deux onglets : Pièce montre le PDF de la facture, Email montre le message dont elle vient. La visionneuse se replie, et sa largeur comme son état sont mémorisés d'une session à l'autre.

Les colonnes

Les colonnes N° pièce et Montant (TTC) basculent donc sur les valeurs réelles dès qu'une écriture existe : si le comptable a corrigé le montant en comptabilisant, c'est le montant corrigé qui s'affiche ici après rechargement.

Les deux filtres

Deux cases, Pièces à traiter et Pièces traitées, se trouvent dans le bandeau dépliable en haut de la liste. D'origine, seule Pièces à traiter est cochée.

Les deux cases portent sur la présence d'une écriture, pas sur l'état affiché. C'est pourquoi une ligne A compléter se trouve sous Pièces à traiter : elle n'a pas encore d'écriture.

Cocher ou décocher une case ne recharge pas la liste : le nouveau filtre ne s'applique qu'au prochain Actualiser ou changement de société.

Ce qu'on fait depuis cet écran

Il n'y a ni création, ni copie, ni impression : les lignes ne viennent que de la relève, et l'impression se fait depuis le PDF ou l'écriture.

Supprimer une facture reçue déjà comptabilisée est refusé, avec le message Suppression impossible suivi de Une pièce a été créée. Pour la supprimer, il faut d'abord supprimer l'écriture depuis l'écran des créanciers (§7).

Récapitulatif des mécanismes qui empêchent ou modifient un comportement. C'est la liste à parcourir en cas de doute : la plupart des questions d'utilisateurs s'y trouvent.

Sur ce qui arrive dans la liste

Sur la reconnaissance automatique

Sur le traitement

Sur les conséquences

Les réglages de la boîte sont propres à chaque société. Ouverture : ruban Configuration → groupe Données de base → Sociétés, puis, dans la fiche de la société, groupe Options des modules → Factures par email.

La relève passe par l'interface Microsoft 365 en authentification applicative : il faut donc déclarer une application côté Microsoft et lui donner accès à la boîte. Ni IMAP, ni POP3.

Les deux dossiers de destination sont obligatoires : sans eux, la relève s'arrête avant même de lire la boîte, en signalant Dossier après succès doit être configuré ou Dossier après échec doit être configuré dans le journal. Le service crée les dossiers manquants au premier passage.

Attention aux espaces : un nom de dossier saisi avec un espace parasite au début ou à la fin passe le contrôle « champ rempli » mais fera échouer la préparation du dossier, avec un message générique.

Les réglages sont relus au début de chaque passage : une correction est prise en compte à la relève suivante, sans redémarrer le service.

Deux sociétés, deux boîtes

Chaque société relève sa propre boîte. Ne faites pas pointer deux sociétés sur la même boîte et le même dossier : les deux relèves liraient les mêmes messages, créeraient chacune ses lignes, et se disputeraient le déplacement. Rien dans l'application ne l'empêche.

Ce qui ne se paramètre pas

Il n'existe aucun réglage pour : la liste des expéditeurs autorisés, un filtre sur l'objet, les formats de pièce jointe acceptés — le PDF est imposé —, une taille maximale, un nombre de messages par passage, le marquage des messages comme lus, leur suppression, un accusé de réception à l'expéditeur, ou un nombre de tentatives en cas d'échec.

La fréquence de relève et les alertes se règlent dans la configuration des travaux de fond. Ouverture : ruban Configuration → groupe Codes → Configuration des jobs. Le travail à régler s'appelle Récupération factures depuis email ; la fenêtre de réglage s'intitule Configuration d'un job.

À l'installation, le travail est déclaré mais inactif, réglé sur une exécution unique à 06:00, du lundi au vendredi. Il faut donc l'activer société par société pour que la relève démarre.

Les réglages

L'onglet Sociétés désigne les sociétés concernées — c'est là que se fait l'activation par société. L'onglet Utilisateurs désigne les utilisateurs à alerter en cas d'erreur.

En mode Plusieurs fois par jour, l'intervalle est un délai entre deux passages compté à partir de la fin du précédent, et non une grille horaire fixe. Un intervalle laissé à zéro fait tourner la relève en continu : renseignez-le toujours.

Suivre la relève

Chaque passage inscrit un compte rendu dans le journal des travaux, avec le nombre de messages lus, le nombre traités et le nombre de pièces extraites, puis une ligne par message indiquant s'il a été traité et, sinon, pourquoi — pièces jointes sans pdf ou aucune pièce jointe. C'est la seule trace exploitable.

En cas d'échec, le journal ne porte qu'un message global suivi du détail technique : il n'indique pas quel message a échoué. Il faut alors regarder le contenu du dossier surveillé, qui contient les messages non traités.

Prévoyez une surveillance régulière du dossier après échec : c'est là que finissent les factures dans un format non pris en charge, et l'expéditeur n'en est jamais informé. Le journal n'est par ailleurs pas purgé automatiquement.

Un fournisseur m'a envoyé sa facture, elle n'apparaît pas dans la liste.

Regardez d'abord le format : seules les pièces jointes PDF sont reprises (§2). Une facture photographiée, dans un fichier compressé ou dans un document Word est écartée, et le message part dans le dossier d'échec sans alerter personne. Vérifiez ensuite que le message est bien arrivé dans le dossier surveillé, et non dans un sous-dossier ou trié par une règle de la messagerie. Enfin, la relève n'a peut-être pas encore tourné : consultez le journal (§9).

La même facture apparaît deux fois.

C'est presque toujours que le message n'a pas pu être déplacé après son traitement — droits insuffisants sur la boîte, dossier renommé — et qu'il a donc été relu au passage suivant. Le module ne fait aucun contrôle de doublon (§11). Supprimez la ligne en trop, puis faites vérifier les droits du compte applicatif sur les dossiers de la boîte.

La relève semble bloquée : plus rien n'arrive depuis hier.

Une facture en défaut interrompt le passage entier, et le message fautif n'étant pas déplacé, il échoue à nouveau au passage suivant : la relève reste bloquée sur lui. Le journal signale l'erreur sans nommer le message (§9). Le déblocage consiste à sortir manuellement du dossier surveillé les messages qui n'ont pas été traités.

Ma facture est A compléter et la colonne Message est vide. Pourquoi ?

Une colonne Message vide signifie que le QR-facture n'a pas pu être exploité : facture sans QR, PDF scanné en image, QR tronqué ou document protégé. La raison exacte n'est pas conservée (§2). Ouvrez la ligne : l'écran des créanciers retente la lecture du QR et remplira peut-être ce qui manque (§5). Sinon, la saisie est à faire à la main.

Le fournisseur est reconnu mais la ligne reste A compléter.

Deux explications. Soit l'écriture préparée n'était pas cohérente — exercice absent, compte manquant, déséquilibre — et la cause figure dans la colonne Message. Soit le fournisseur a été retrouvé par correspondance avec l'adresse e-mail de l'expéditeur, ce qui renseigne le fournisseur sans préparer l'écriture (§2).

J'ai corrigé le paramétrage du fournisseur, mais mes lignes restent A compléter.

C'est attendu : la relève tranche une fois pour toutes et ne repasse jamais sur une ligne déjà déposée (§2). Les factures qui arriveront après la correction seront Prête pour importation ; les anciennes s'ouvrent à la main, et l'écran des créanciers reprendra alors le paramétrage corrigé (§5).

Je ne peux pas cocher une ligne pour la génération automatique.

Seules les lignes Prête pour importation se cochent (§6). Une ligne A compléter doit être ouverte et complétée à la main ; une ligne Traitée l'est déjà. Le refus est silencieux, ce qui donne l'impression que le clic n'a pas été pris en compte.

Le numéro de pièce est vide sur les factures que j'ouvre une par une.

C'est attendu : l'attribution automatique du numéro n'a lieu que dans la génération en lot (§6). En traitement manuel, si le QR ne portait pas de numéro de facture, l'écriture s'ouvre avec un numéro vide, à saisir (§5). Les deux chemins ne numérotent donc pas de la même façon.

J'ai supprimé une facture reçue par erreur. Comment la récupérer ?

Elle n'est plus dans l'application, et le message d'origine — resté dans le dossier de succès de la boîte — ne sera pas relu (§3). Il faut redéplacer ce message à la main dans le dossier surveillé et attendre la relève suivante.

Je n'arrive pas à supprimer une ligne : le module me dit qu'une pièce a été créée.

La facture a déjà été comptabilisée. Supprimez d'abord l'écriture depuis l'écran des créanciers : le lien se rompt et la ligne redevient supprimable (§7). Attention, elle revient alors à l'état Prête pour importation même si elle était A compléter.

Les lignes que je viens de traiter restent affichées.

C'est attendu, ce n'est pas un défaut : le filtre Pièces à traiter n'est appliqué qu'au rechargement de la liste. Cliquez sur Actualiser pour les faire disparaître (§3, §4). Il en va de même quand vous cochez ou décochez les cases de filtre.

Où voir si la relève a bien tourné cette nuit ?

Dans le journal des travaux : chaque passage y inscrit le nombre de messages lus, traités et non traités, avec une ligne par message (§9). Pensez aussi à activer Notification en cas d'erreur et à renseigner les utilisateurs à alerter, dans la configuration du travail.

Office.Manager FX - Factures par email  1 - 1

Un double-clic sur une ligne Traitée rouvre l'écriture créancière déjà créée, en consultation et modification. Le droit de consulter les créanciers suffit ; le droit de créer n'est pas exigé.

Une modification faite lors de cette réouverture n'est pas reportée immédiatement dans la ligne de la liste : le numéro de pièce, le montant et le fournisseur affichés restent ceux du premier enregistrement jusqu'au prochain Actualiser, qui relit l'écriture et corrige l'affichage.

Retraiter une facture

Tant que la facture est Traitée, il est impossible d'en créer une seconde écriture : l'ouverture mène toujours à l'écriture existante, et la suppression de la ligne est refusée.

Le seul moyen de libérer une facture reçue est de supprimer l'écriture créancière depuis l'écran des créanciers. Le lien est alors rompu et la facture redevient disponible.

Si la remise à disposition échoue techniquement, le module signale Erreur lors de la mise à jour de la base de données suivi du détail.

Une ligne A compléter s'ouvre par le même geste, mais le point de départ est plus maigre. Deux cas se cachent derrière le même état.

Ce qui est transmis, et ce qui ne l'est pas

Depuis cet état, seules les données de la pièce sont transmises : fournisseur, date, numéro, référence, devise, montant, échéance et escompte. La ventilation comptable — les deux lignes de débit et de crédit, et le texte d'écriture repris de l'objet de l'e-mail — n'est pas transmise, alors qu'elle a été calculée. Il faut la ressaisir.

En contrepartie, l'écran des créanciers retente lui-même la lecture du QR sur la facture jointe au moment de son affichage. Une facture dont le QR n'avait pas pu être lu lors de la relève peut donc se remplir à cette occasion, et un paramétrage corrigé entre-temps est pris en compte.

Le numéro de pièce

Dans ce parcours comme dans le précédent, le numéro de pièce n'est pas attribué automatiquement. Si le QR n'en portait pas, l'écriture s'ouvre avec un numéro vide, à saisir. Le traitement en lot, lui, attribue le prochain numéro disponible (§6) : les deux chemins ne numérotent donc pas de la même manière.

Ce qui bloque

Aucun autre contrôle n'est fait au moment de l'ouverture : ni exercice clôturé, ni période verrouillée, ni nouvelle vérification de cohérence. Les blocages éventuels apparaîtront à la validation, dans l'écran des créanciers.

C'est le cas normal : le QR a été lu, le fournisseur est reconnu, l'écriture est déjà préparée. Un double-clic sur la ligne, ou le bouton Modifier, ouvre l'écran d'écriture créancière avec tout le travail déjà fait.

Ce qui est pré-rempli

Ce qui reste à faire

• Le libellé des lignes de ventilation est vide. Seul le texte d'en-tête est rempli, avec l'objet de l'e-mail — préfixes RE: et TR: compris, tels quels.

• La répartition analytique n'est pas déduite de la facture : affaire et centre viennent du compte. Toute imputation particulière est à saisir.

• Une facture à plusieurs taux de TVA ou à ventiler sur plusieurs comptes doit être éclatée à la main : seules deux lignes sont proposées.

• Aucun détail d'article n'est repris : le module ne lit pas le corps de la facture.

La copie du message ne suit pas l'écriture : seule la facture PDF est rattachée. Le corps de l'e-mail reste consultable depuis l'écran Factures par email, dans l'onglet Email.

À la validation

Quand l'écriture est validée, la facture reçue passe à l'état Traitée, mémorise le lien vers la pièce créée, et sa colonne Message est vidée. La ligne se met à jour avec les valeurs réellement enregistrées : numéro de pièce, montant, fournisseur, devise.

Si l'écriture est annulée, rien ne se passe : pas de changement d'état, pas de message, la ligne reste disponible. On peut la reprendre autant de fois que nécessaire.

La ligne ne disparaît pas de l'écran après traitement, même si le filtre Pièces à traiter est seul coché : elle reste affichée, à l'état Traitée, jusqu'au prochain Actualiser.